Microsoft Access

Al ejecutar el programa de Microsoft Access saldrá una ventana de diálogo donde se puede escoger o 

crear la base de datos con la que se va a trabajar. Escoger “Base de datos en blanco” y pulsar “Aceptar”. 

A continuación hay que elegir el nombre que le vamos a dar a la nueva base de datos y en qué directorio

vamos a almacenarla. Escoged el directorio personal de cada uno y llamadla “tutorial.mdb”. “mdb” es la 

extensión por defecto para las bases de datos de Access (Microsoft Data Base). 

Una vez hecho esto aparecerá la ventana principal de Access (ver figura). Contiene un listado con todos 

los objetos que conforman nuestra base de datos. Estos objetos se agrupan, según sus características, en 

seis fichas o carpetas: Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Macros y Módulos. Aquí vamos a 

aprender a utilizar las características básicas de las cuatro primeras. 

Tablas 
Una tabla es un conjunto de información  acerca  de  una persona, cosa o evento. Access representa las 
tablas en forma similar a las hojas de cálculo, donde las columnas son campos y las filas son registros. 
En una tabla, un campo es una clase de información como puede ser la edad, localidad, sexo, DNI, etc. 
Un registro es un conjunto de información acerca de una persona, cosa o evento específico. En este caso 
Edad=21, Localidad=Granada, Sexo=Varón, DNI=24.344.233, etc. Un punto importante que hay que 
destacar es que cada registro debe ser único en la tabla correspondiente. Para ello, existe un campo cuyo 
valor nunca puede repetirse a través  de todos los registros de la tabla; este campo se denomina  clave 
principal. En el ejemplo mostrado podría ser el DNI. 
La definición de las tablas es el eje sobre el cual giran los demás elementos de Microsoft Access. Como
se dijo, una base de datos la forman los datos propiamente dichos y los programas que los manipulan. 
Puede decirse que las tablas constituyen los datos  en sí y que los demás elementos de Access son los 
programas que los manipulan. 
Creación de Tablas 
A continuación vamos a crear una base de datos de ejemplo sencilla correspondiente  a  una  compañía 
discográfica.  Los campos que vamos a usar serán el título del disco, el autor, el número de copias 
vendidas y el precio de venta. Para hacer esto, pulsamos en la ficha “Tablas” (si es que no estamos ya en 
esta ficha) y hacemos un clic del ratón en el botón “Nuevo”. Nos saldrá una ventana de diálogo 
preguntando por la forma en que queremos crear la  tabla (si queremos hacer  el diseño sin ayuda, si 
queremos un asistente para ayudarnos a hacer la tabla, si queremos importar una tabla ya existente, etc.). 
Nosotros escogeremos “Vista Diseño” para construir nuestra tabla desde cero. 
En el entorno de Access entonces nos aparecerá una gran tabla con tres columnas. En la primera de ellas 
“Nombre  del campo”  vamos a introducir los distintos  campos de los que va a constar nuestra base de 
datos (en este caso título, autor, copias vendidas y precio). En la segunda de ellas “Tipo de datos” vamos 
a definir si los valores del campo en cuestión serán de texto, numéricos, etc.). La tercera es para introducir
una breve descripción de a qué se refiere cada campo y es opcional.
Lo primero que haremos será escribir los cuatro campos de nuestra base de datos en la primera columna 
(usar los cursores, el tabulador o el ratón para moverse entre celdas igual que como se hace en Microsoft 
Excel). Conforme vamos escribiendo el nombre de los campos en la columna “Tipo de datos” se activa el
tipo por defecto que es “Texto”. 
Finalmente sólo queda por definir la columna de  “Tipo de datos” para cada campo recién creado. En 
nuestro caso, los dos únicos  campos  que  no son de texto son copias vendidas (que debe ser de tipo 
numérico) y precio (que debe ser de tipo moneda, aunque también se podría definir como numérico). Para 
ello debemos mover el cursor a la celda “Tipo de datos” del campo copias vendidas y hacer un clic en el 
pequeño botón de la derecha para que el programa nos muestre una pequeña lista desplegable con todos 
los tipos de datos posibles. Seleccionar “Numérico” (ver figura). Hacer lo mismo con el campo precio
pero seleccionando “Moneda”.